Para promocionar un espectáculo y llenar el aforo hay que tener en cuenta una infinidad de factores, desde el tipo de evento hasta la audiencia a la que va dirigido. Las etapas por las que transcurre un evento, desde que comienza la planificación hasta que termina el espectáculo, marcarán la hoja de ruta de la campaña de marketing ya que cada una de esas fases demandan acciones publicitarias diferentes.
Las 3 etapas de los eventos
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Pre-evento: Planificación y puesta en marcha de la campaña de marketing
Se trata de la etapa anterior al espectáculo en la que se planifican todos los detalles necesarios. El primer paso consiste en definir los objetivos que se pretenden lograr, los cuales deben ser medibles, viables y acotados en el tiempo. En esta fase también se determinan los objetivos de la campaña de marketing que se implementará.
Otro paso esencial consiste en determinar el público objetivo del espectáculo, las personas a las que se dirigirá el evento y que pueden estar interesadas en el mismo. En base a ese perfil general se realiza una segmentación más específica para planificar las diferentes acciones de marketing y los mensajes publicitarios.
En esta fase también se elabora el presupuesto, se determina el lugar y la fecha del evento, teniendo en cuenta especialmente la accesibilidad para el público que acudirá, se estiman los recursos necesarios, se contacta y comienza a trabajar con los proveedores y, por supuesto, se pone en marcha la campaña para promocionar el espectáculo y vender las entradas.
El principal objetivo de la estrategia de marketing durante esta fase suele ser brindar la máxima cobertura al espectáculo, para lo cual se pueden implementar desde campañas de publicidad exterior hasta campañas online en las redes sociales, anuncios SEM o recurrir a los medios convencionales, como la prensa y la radio local.
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Evento: Últimas llamadas a asistir y actualizaciones en vivo del espectáculo
Esta etapa se refiere a la realización del espectáculo, que puede limitarse a unas pocas horas o extenderse durante varios días. Es una fase que demanda una gran coordinación y supervisión logística para que todo vaya sobre ruedas.
En esta etapa el equipo de marketing continuará trabajando. Puede monitorizar el hashtag utilizado para promocionar el espectáculo e ir publicando en las redes sociales lo que está ocurriendo, para llegar a ese target interesado que no acudió. Este tipo de acciones son muy importantes para generar una conciencia de marca que se podrá aprovechar para el próximo espectáculo.
También se puede aprovechar el potencial de los anuncios geolocalizados en el móvil, como enviar una notificación push a las personas que se encuentren cerca del local donde se está celebrando el espectáculo. De hecho, en los espectáculos que duran varios días es importante no descartar el poder del mobile marketing ya que el 72 % de los consumidores que realizan una búsqueda local terminan visitando un negocio en un radio de menos de 10 kilómetros, según HubSpot.
Según el tipo de espectáculo, y si no se han vendido todas las entradas, en esta etapa puede ser conveniente lanzar una última campaña en las redes sociales o recurrir a anuncios dinámicos en las cercanías del evento para atraer a más asistentes.
En esta fase también se puede comenzar a recoger el feedback de los asistentes, ya sea con terminales ubicadas en los pasillos, salidas y salas o recurriendo a un “personal flotante” que vaya evaluando in situ el nivel de satisfacción.
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Post-evento: Evaluación de los resultados
El post-evento es tan importante como las fases anteriores ya que no solo se trata del momento en que se desmonta el escenario, sino que implica un arduo trabajo de evaluación. En esta fase se realizan las memorias del evento y el cierre financiero, para evaluar cuán rentable fue el espectáculo.
Desde el punto de vista del marketing, en esta etapa todavía se pueden compartir historias de gran impacto, ya sea en las redes sociales, las publicaciones del blog o la newsletter. Las fotos más atractivas se pueden subir a Instagram para crear una especie de memoria virtual del evento que anime a otras personas a participar en el futuro.
También se realiza una evaluación general de la campaña llevada a cabo, teniendo en cuenta el comportamiento de los principales indicadores de rendimiento. En esta fase se recoge el feedback de los asistentes y se valora su nivel de satisfacción final. Toda esa información permite determinar cuáles han sido los puntos fuertes y qué aspectos se pueden mejorar para promocionar el próximo espectáculo.
